Die FH St. Pölten stellt gerade einen Neu- und Umbau fertig, der im Sommer bezogen wird. Das neue Flächenkonzept sieht zoniertes Arbeiten vor gepaart mit einem Home Base-Konzept und Flexidesk-System. Doch wie soll in Zukunft – auch post-corona – die Zusammenarbeit in den neuen Flächen aussehen und organisiert werden? 

Boosting Change hat das Department für Medien und Digitale Technologien bei der Aufgabe unterstützt, diese konzeptionellen Grundpfeiler mit Leben und Arbeitsrealitäten zu füllen. Bereits vor der Pandemie hat das Department ca. 40% der Arbeitszeit remote verbracht. Es ging daher darum, ein besonderes Augenmerk auf Anwesenheitsfreude zu legen und sich zu überlegen, wie die einzelnen Arbeitsmodi der verschiedenen Nutzergruppen in Forschung und Lehre vor Ort und remote unterstützt werden können. Zum einen geht es um räumliche Aspekte, wie ausreichend Räume zu haben für hybride (Video-)Meetings/Veranstaltungen und Orte der Kollaboration und Zusammenkunft (Küche, Community Spaces, Workshop-Räumlichkeiten). Zum anderen geht es aber auch um wichtige Aspekte der Arbeitskultur: wie gehen wir in hybriden Set-Ups miteinander um? Welche Vereinbarungen treffen wir? Wie können die physischen Räumlichkeiten stärker als Kulturträger und Orte der Zusammenkunft und Kollaboration fungieren?

Komplett remote ko-kreativ: in einem kaskadierenden ko-kreativen Prozess hat Boosting Change zunächst die relevanten Stakeholder-Gruppen in die Lösungsfindung mit einbezogen. In einem ersten Workshop wurden Bedürfnisse und Ängste benannt und Chancen des Umzugs diskutiert. Gemeinsam mit den Führungskräften haben wir Führungsgrundsätze als Leitplanken für die neuen Arbeitsweisen entwickelt. Kernstück unserer gemeinsamen Arbeit bildete ein eintägiger remote Hackathon, in dem das gesamte Team (70 Personen) 20 konkrete Lösungen für den Umgang und das Arbeiten in den neuen Räumen entwickelt hat. Die Lösungen reichen von smarten Booking-Mechanismen über Statusanzeigen zur Verfügbarkeit von geteilten Räumen und Ressourcen bis hin zu neuartigen Pop-up Räumen im Außenbereich, die neben dem internen ad-hoc-Austausch auch den Dialog und den Diskurs mit der Community fördern sollen. 

Gleichzeitig wurde ein Multiplikatorenteam, die so genannten Relocation-Guides, etabliert, das sich federführend um die Einführung der Lösungen und den Neubezug in die veränderten Räumlichkeiten kümmert. In den nächsten Schritten werden die eingeführten Lösungen im neuen Arbeitsalltag getestet, das Feedback gesammelt und die Lösungen iterativ weiterentwickelt. Denn Arbeitsweisen und die dazugehörende Rituale sind ein lebendes System, das von den Menschen geformt wird, die das System ausmachen: den Mitarbeiter*innen.

Unser Kunde, Franz Fidler, Departmentleiter Medien & Digitale Technologien, sieht dem Umzug mit Freude entgegen: „Boosting Change hat uns als ExpertInnenorganisation in unserem Wandel hin zu New Office und New Work sehr gut unterstützt. Das Coaching hat uns die nötige Sicherheit gegeben und zu raschen und konkreten Ergebnissen geführt.“